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総合科学部同窓会 個人情報の取り扱いに関する基本方針

 平素より本同窓会活動へのご理解・ご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。

 さて、平成17年4月1日より個人情報保護法が全面施行されたのに伴い、本同窓会においても 会員の個人情報を保有し名簿制作・書類発送などに活用しておりますので、会員の個人情報の取り扱 いを今一度再検討し、相応の対応が必要であると判断致しました。 今後は、以下に掲載しております「個人情報取り扱いガイドライン」に基づき取り扱ってまいりた いと考えておりますので、お知らせ致します。 また、同窓会では会員の個人情報の取り扱いにつきましては、今後とも関連する法令・規範等を遵守 し適切な対応に努めますので、何卒御理解と御協力をいただきますようお願い申し上げます。

なお、会員各位におかれましても、同窓会名簿の個人情報に関することについては、取り扱いに 充分な注意を払らっていただくよう、重ねてお願い申し上げます。

1.基本理念
広島大学総合科学部同窓会は、同窓生からご提供いただいた個人情報を適切かつ慎重に管理します。 また、紛失・改ざん・漏洩などに対して適切な予防措置をとり、万が一の場合は、可能 な限り速やかな対策を講じます。
2.個人情報の定義
個人情報とは、個人を識別できる情報で、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先・在学校名、勤務先電話番号、最終学校等の情報を指します。また、これらの情報のみでは識別できな くとも、複数の情報を組み合わせることにより個人を識別できる情報も含みます。
3.個人情報の利用目的
本同窓会では、保有する同窓生の個人情報は、次の業務を遂行するために利用し、その目的以外の用途には利用いたしません。
 ・同窓会だよりの送付
 ・大学・本同窓会からの事務連絡および各種文書の送付
 ・大学・本同窓会が主催する行事の運営管理・事務連絡および各種文書の送付
 ・同窓生名簿の作成、及び配布
 ・広島大学同窓会、校友会からの各種文書の送付。
 ・その他、本同窓会運営に関する業務
4.業務を依託(委託)する場合に関する事項
本同窓会では、業務の遂行上、業務の全部又は一部を校友会その他機関に依託(委託)する場合がありますが、個人情報の利用目的の範囲を超えた業務への利用はいたしません。
5.第三者への個人情報の開示に関する事項
 本同窓会では、次のいずれかに当たる場合をのぞき、その他の第三者に同窓生の個人情報を提供いたしません。 また、同窓生のみなさまにおかれましても、お手持ちの卒業生名簿等を不 用意に第三者へ提供なさらないようご配慮願います。
 ・第三者への開示につき、事前に同窓生の承諾を得た場合
 ・業務の遂行上必要となる業務委託先に、機密保持契約を結んだ上で開示する場合
 ・法令の定めるところにより開示を求められた場合
 ・総合科学部同窓会上部組織(広島大学、校友会、広島大学同窓会など)より運営協力を求められた場合
 ・人命等に関わる緊急の必要性のある場合
6.開示に関する事項
本同窓会は、同窓生の皆様の個人情報をできうる限り正確かつ最新の内容に保つよう管理いたします。 同窓生から開示要求の申し出があったときは、お送りいただいた本人確認のための書類及び会員 名簿と照合し、同窓生に相違ないと判断しました上で、保有する個人情報の開示を行います。
7.個人情報の追加・変更・訂正・利用の停止等に関する事項
本同窓会にご提供いただいた個人情報の追加・変更・訂正等をご希望の方は下記までご連絡ください。 個人情報の追加・変更・訂正につきましては、従来通り本同窓会ホームページ内「会員情報の変更」の変更フォームからも受けつけます。その他につきましては、誠に申し訳ございませんが、 お問い合わせ内容とご連絡先を明記の上、 郵便またはFAXにて本同窓会までお送りください。 お送りいただいた書類と会員名簿とを照合し、 同窓生に相違ないと判断しました上でその内容を確認し、必要に応じて利用の停止等の対応をいたします。 なお、お申し出いただいてからお返事までに日数を要しますが、ご了承ください。
8.お問い合わせ先
 ・郵便でのお問い合わせ
  〒739-8251 広島県東広島市鏡山1-7-1
  広島大学総合科学部内   広島大学同窓会 名簿係
 ・FAXでのお問い合わせ
  082-424-0757
 ・その他 お電話、ならびに直接ご来校いただいてのお問い合わせはお受けいたしかねますので、その旨ご了承くださいますようお願い申し上げます。

                   広島大学総合科学部同窓会 会長  前延国治

広島大学 総合科学部 同窓会 東広島市鏡山1-7-1
soukaoba@hiroshima-u.ac.jp